Lavoro ed Amministrazione del personale
- Adempimenti relativi all’amministrazione del personale
- Consulenza in materia di lavoro e previdenziale
- Assistenza presso Istituti previdenziali e assistenziali
- Assistenza al datore in sede di visita ispettiva o di accertamento
- Predisposizione ed analisi di costo del personale ( servizio budget)
- Assistenza vertenze in materia di lavoro
- Consulenza nelle controversie di lavoro in sede stragiudiziale
SERVIZI E FUNZIONALITà DEL SISTEMA DI GESTIONE ED AMMINISTRAZIONE DEL PERSONALE DIPENDENTE ED INDIPEDENTE
PORTALE DEL DIPENDENTE
A seguito del chiarimento da parte del Ministero del Lavoro e delle Politiche Sociali (Interpello n. 13/2012), inviato al Consiglio Nazionale dell'Ordine dei Consulenti del Lavoro, l’obbligo di consegna del cedolino paga, da parte del datore di lavoro privato, è chiarito che risulta assolto anche mediante l'accesso web da parte del dipendente ad un'area riservata, consentita al solo lavoratore interessato, al fine della stampa del cedolino paga.
Il Portale del dipendente è un'area privata di accesso protetto e sicuro sviluppato con tecnologia web, che consente di gestire la comunicazione aziendale, al fine di ottenere una semplificazione, organizzazione e razionalizzazione dei processi aziendali.
Nel Portale del dipendente confluiscono automaticamente documenti prodotti con il servizio Paghe On-lin, owero cedolini, sezione presenze e modello CUD, che, storicizzati all'interno di un apposito repository documentale residente nella struttura di Server Farm di proprietà Siweb, rimangono disponibili e fruibili dal dipendente per le consultazioni del caso. L'uso del Portale risulta semplice, immediato e fruibile con qualunque strumento dispositivo che abbia una connessione internet attiva (computer, tablet, iPad, smartphone, ecc.) attraverso un browser standard.
Il cedolino paga, con o senza la sezione presenze, viene aperto dal dipendente che vi accede, in formato pdf, può essere scaricato e/o stampato e rimane disponibile nell'area per eventuali riaperture successive. L’apertura del cedolino paga viene considerato come "acquisizione", viene quindi registrata la data e ora in cui il dipendente effettua tale operazione per la prima volta, relativamente ad ogni mensilità.
Funzionalità:
- abilita / disabilita utenti dipendenti (singolarmente o massivamente);
- scelta della consegna ai dipendenti della sezione presenze;
- scelta del giorno del mese che devono essere "consegnati" i cedolini paga ai dipendenti;
- verifica / aggiornamento della data di consegna dei cedolini ai dipendenti;
- visualizzazione della data di acquisizione dei cedolini paga da parte dei dipendenti.
All'interno della'area privata sono rilasciate funzionalità applicative diverse dai cedolini paga attraverso l'utilizzazione dello strumento di "Archiviazione Documentale in Cloud".
L’azienda cataloga documenti in base a specifiche classi documentali liberamente create e gestite. La scelta delle classi documentali consente di organizzare contenitori logici a più livelli (caso d'uso di tipologie di documenti legate ai dipendenti: documento identità, codice fiscale, documenti di assunzione, scelta della destinazione del T.F.R., modello per detrazione d’imposta).
Esistono modalità e canali diversi per mettere a disposizione o distribuire i documenti a soggetti diversi come ad esempio i dipendenti:
- attraverso la suddivisione per archivi digitali affinché, l'azienda distribuisca ad ogni utente documenti semplicemente legandoli al proprio archivio digitale o alla propria area riservata;
- attraverso la creazione ed invio di singoli e-mail a più destinatari con link e/o file allegato, eventuale ricevuta di ritorno e possibilità di scelta dell'indirizzo mittente.
AGGIORNAMENTI MENSILI
TABELLE PRECARICATE E AGGIORNATE
C.C.N.L.: minimo tabellare, scatti anzianità, indennità vacanza contrattuale, percentuali degli apprendisti, erogazione automatica di eventuali arretrati, o una tantum previsti nei rinnovi contrattuali.Previdenziali: aliquote contributive Inps, minimali e massimali Inps e Inail, assegni nucleo familiare,agevolazioni contributive varie, contratti di inserimento e altre assunzioni agevolate. Fiscali: tabelle Irpef, aliquote delle addizionali comunali e regionali.
![]()
CALENDARIO PRESENZE
Libro Unico del Lavoro: l'immissione delle presenze effettuata per l'elaborazione dei cedolini è validaanche per la stampa del calendario presenze sul L.U.L. Gli straordinari,le assenze e le altre variazioni sono inserite con riferimento ai giorni di calendario. Minimo intervento da parte dell'Utente. Il calendario delle presenze di ogni mese viene ricostruito automaticamente dal programma, tenendo conto dell'orario specifico di ogni dipendente, delle festività ricadenti nel mese (compreso il patrono)e dell'eventuale assunzione o licenziamento. Devono essere inserite le sole variazioni derivanti da ferie, permessi, straordinari ed altri eventi occasionali. Gestione automatica degli eventi di malattia, infortunio, maternità ed altri congedi secondo quanto previsto dai C.C.N.L. e dagli enti previdenziali (lnps e lnail) con il solo inserimento del periodo di assenza. E' possibile definire preventivamenteeventi che vanno ad interessare più mesi, come la maternità, potendo effettuare nuove modifiche prima dell'elaborazione di ogni singolo mese. Gestione automatica CIG con inserimento del solo periodo di assenza, con possibile anticipo dell'indennità CIG. Al momento dell'autorizzazione, erogazione automatica sul cedolino con conguaglio ed esposizione su UNIEMENS.Gestione automatica degli straordinari e delle maggiorazioni secondo criteri definiti dai C.C.N.L.,personalizzabili a livello ditta e dipendente.
![]()
ACQUISIZIONE DATI DA RILEVATORE PRESENZE
Acquisizione dei dati relativi alle presenze mediante un file specifico, generato direttamente dal rilevatore presenze, e importato, attraverso una funzione di importazione dati, sul programma paghe.
![]()
IMMISSIONE DATI DA PARTE DI SOGGETTI ESTERNI IN GESTIONE CONDIVISA ·
La compilazione del foglio presenze può essere demandata a soggetti esterni attraverso la definizione del profilo utente, abilitando all'utilizzo di menu specializzati a seconda delle funzioni che si vogliono attribuire. E' reso così possibile il passaggio, in automatico, dei dati relativi alle presenze mensili da parte di soggetti esterni (esempio ditte Clienti del Professionista). Tale passaggio evita comunicazioni cartacee e/o trasmissione di altra natura poiché direttamente sugli archivi con aggiornamento in tempo reale, consentendo un significativo risparmio di tempo ai fini della produzione del L.U.L. E' inoltre reso possibile, da parte di soggetti esterni, la stampa delle buste paga elaborate e riepiloghi contabili. Con questo strumento, i professionisti e le loro aziende, utilizzando lo stesso applicativo, condividono archivi, dati e logiche operative determinate dagli stessi professionisti.
![]()
ACCESSO DA PARTE DEL DIPENDENTE
Possibilità di accesso all'area riservata del dipendente per la visualizzazione e/o stampa dei documenti (L.U.L., CUD, ecc.).
STORICIZZAZIONE DEI DATI
E' prevista una storicizzazione di tutti i dati inseriti o elaborati dall'Utente sia a livello di azienda che di singolo dipendente, e permette di conservare la "storia" di ogni informazione utile a tempo indefinito (si pensi, ad esempio alla qualifica del dipendente, al livello retributivo, alla situazione contributiva dell'azienda, ecc.) L'Utente può scegliere che la modifica abbia effetto retroattivo oppure che decorra da una determinata data in modo da conservare così anche versioni precedenti.Anche gli aggiornamenti mensili seguono lo stesso criterio di storicizzazione dei dati: è sempre possibile elaborare un periodo di paga pregresso, facendo riferimento alle retribuzioni contrattuali, alle aliquote Contributive o fiscali, e ai criteri di calcolo in vigore nel periodo interessato.
![]()
LIBRO UNICO DEL LAVORO
Il servizio elabora il cedolino in automatico lasciando comunque all'Utente la possibilità di intervenire, anche preventivamente, su qualsiasi elemento elaborato.
tra i vari automatismi, segnaliamo:
• la maturazione dei ratei di ferie e permessi, ensilità aggiuntive, TFR sulla base delle presenze
ensili, la liquidazione automatica di tutti i r idui on diverse opzioni per il TFR (mese cessazione, esi successivi, ecc.)
• la gestione delle trattenute da 730 anche nelcaso in cui vadano ad interessare diverse mensilità
rateizzazione o mancata capienza sul netto). Ancheil rimborso viene corrisposto in base alla capienza elle ritenute complessive e l'eventuale residuo
iene restituito automaticamente nei mesi successivi
• calcolo del costo del personale derivante dai ratei
delle retribuzioni differite con diverse possibili opzioni.
Possibile elaborazione su uno stesso dipendente di più cedolini relativi allo stesso mese, nei casi di variazione di qualifica, situazione contributiva, regime orario, ecc.
![]()
ADEMPIMENTI OBBLIGATORI
• Adempimenti mensili e annuali (UNIEMENS- Ex Denuncia Enpals - EX Denuncia DMAG - F24 - CUD- 770), con il massimo automatismo possibile nella compilazione dei dati, la generazione dei file per l'invio telematica, stampa laser dei modelli.
• Possibile inserimento di più posizioni lnps o lna1l
o Enpals su una stessa azienda, per ottenere lastampa di diverse denunce annuali e Autoliquidazione Inail annuale. Ripartizione automatica delle retribuzioni tra diverse voci di tariffa lnail.
• Possibile inserimento su F24 di qualsiasi tributo a debito o a credito derivante da altre gestioni, oppure blocco o modifica dei crediti residui, in caso di compensazione esterna al programma paghe.
• Gestione automatica sui modelli di denuncia dei cambi di qualifica e di situazione contributiva con generazione di diversi modelli per lo stesso dipendente.
• Relativamente al Modello 770, è possibile gestire i dati di aziende non presenti sul programma paghe oppure importare o esportare i dati da o verso una qualsiasi procedura fiscale tramite un file che
rispetta il tracciato ministeriale.
• Gestione automatica della denuncia UNIEMENS compresa la parte relativa alle settimane e agli eventi che danno luogo a contribuzione figurativa.
• Gestione periodo pregressi così come avviene per il L.U.L., grazie alla storicizzazione completa dei dati, è possibile riprodurre, in qualsiasi momento, un modello relativo a periodi pregressi. Rimangono sempre disponibili le denunce mensili e annuali UNIEMENS, CUD, 770, ecc.) nelle versioni in vigore negli anni precedenti.
![]()
PROSPETTI RIEPILOGATIVI
Con la semplice elaborazione del cedolino, sono disponibili numerosi prospetti che rappresentano un valido strumento per l'utente. Le principali stampe disponibili:
• Nota contabile (mensile, plurimensile, annuale,
con o senza ratei) a livello di ditta, dipendente,
collaboratore, centro di costo, da utilizzare per la rilevazione delle scritture contabili relative al personale dipendente, dove sono riportati tutti i movimenti contabili in forma di partita doppia con distinzione tra conti economici e patrimoniali
• Prospetto per la rilevazione del costo dei contratti
di formazione, di inserimento, di apprendistato,
dei disabili, da utilizzare ai fini Irap
• Rilevazione del costo degli apprendisti nella forma richiesta dagli studi di settore
• Tabulato riepilogativo del TFR da utilizzare per la
rilevazione e la gestione del fondo accantonato,
oltre ad un prospetto individuale per singolo dipendente
• Prospetto con situazione dettagliata di ferie e
permessi maturati, usufruiti e residui, riepilogo
delle ore di flessibilità per ogni dipendente
• Prospetto degli eventi di malattia e maternità con dettaglio del calcolo delle indennità ln ps
• Distinta dei netti in busta e generazione del file
per l'accredito diretto mediante home-banking
• Prospetto delle ritenute sindacali, fondi di previdenza complementare, centributi lavoratori domestici
• Stampe accessorie e di controllo, dichiarazione per deduzioni o detrazioni fiscali, statistica sulle
ore lavorate su base settimanale (per verifica del superamento delle 48 ore), statistica malattie, ecc.
![]()
COLLOCAMENTO
I dati anagrafici e contrattuali necessari per le assunzioni e cessazioni possono essere inseriti preventivamente su un archivio parallelo a quello paghe dove vengono prodotti i modelli richiesti per le pratiche del collocamento. Gli stessi dati, possono essere trasfer iti, anche in un momento diverso, sull'archivio paghe semplicemente premendo l'apposito pulsante. E' possibile definire modelli di stampa personalizzati (es. lettera di assunzione, dichiarazione privacy, ecc.).
CENTRI DI COSTO
Per le aziende clienti che hanno bisogno di rilevare i costi del personale per centro di costo, il programma consente di definire per ogni azienda centri di costo a due livelli. Ogni dipendente viene agganciato ad un centro di costo anche successivamente alle elaborazioni dei cedolini di diversi mesi. Possibilità di ripartizione di un singolo cedolino tra diversi centri di costo in percentuale oppure per singole voci retributive.
STAMPE LASER
Tutte le stampe prodotte vengono convertite nel formato PDF utilizzabile dal software "Acrobat Reader", pertanto possono essere scaricate sul proprio personal e stampate su una qualsiasi stampante grafica. E' prevista la stampa laser del L.U.L. secondo le disposizioni Inail, dei modelli ministeriali F24- CUD- 770.
![]()
BUDGET DEL PERSONALE
Il servizio Budget-Online permette di simulare, prevedere e monitorare i costi del personale. Per operare liberamente sulla elaborazione previsionale del costo è stato creato un ambiente parallelo nel quale è possibile importare ed eventualmente modificare i dati dei dipendenti sfruttando comunque le funzionalità di calcolo
mensile (scatti di anzianità, passaggi di livelloecc.).Inoltre risultano efficaci tutte quelle informazioni di variazioni prevedibili quali quelle legate all'aggiornamento automatico delle tabelle precaricate e aggiornate dei C.C.N.L. e delle variazioni fiscali e previdenziali.
Le funzioni principali: importazione ditta da archivio paghe con riporto esatto delle singole situazioni contrattuali, inserimento di ulteriori variazioni delle situazioni contrattuali, sviluppo automatico di variazioni future, duplicazioni di situazioni contrattuali per simulazioni di assunzioni singole o massive, aggancio a tabelle personalizzate per possibili simulazioni, costo preventivo del personale di un esercizio o del periodo richiesto per ditta/centro di costo/dipendente, consolidamento dati consuntivo, confronto preventivo/consuntivo per ditta/centro di costo/dipendente con eventuale analisi di voci di costo, netto in busta da preventivo su base mensile o annuale, calcolo del costo orario preventivo/consuntivo, esportazione dei risultati delle ela borazioni prodotte verso prodotti di Office (Excel, Access).
![]()
CONSERVAZIONE SOSTITUTIVA DEL LIBRO DEL LAVORO
Il servizio di conservazione digitale del Libro Unico del Lavoro in modalità web consente di sostituire il modello cartaceo con un notevole risparmio in termini di spazi fisici, costi ed efficienza di processi. La conservazione sostitutiva del LUL, in quanto conforme alle disposizioni relative alla conservazione in formato elettronico dei documenti (delibera Cnipa n. 11/2004), richiede l'uso di un qualsiasi dispositivo per la firma elettronica tramite smart card.Le disposizioni relative al Libro Unico prevedono che l' "originale" del LUL venga conservata direttamente dal soggetto abilitato quale che sia un professionista delegato oppure la stessa azienda. All'utilizzatore, viene pertanto fornita la possibilità di effettuare un download o trasferire su supporto magnetico {CD l DVD o altro dispositivo). Il servizio di conservazione effettua comunque il backup dei L.U.L. conservati, e ne garantisce la leggibilità per tutto il periodo richiesto per legge, corrispondente a cinque anni.E' reso pertanto possibile, in qualsiasi momento successivo, consultare via web, tramite l'accesso ai server di conservazione (per codice anagrafico, ragione sociale o codice fiscale dell'azienda) i L.U.L. conservati e riprodurne l'originale semplicemente scaricando di nuovo i file dal servizio web.
![]()
SEZIONE PRIVACY
Su richiesta del cliente è possibile accedere direttamente all’area riservata del portale acquisendo i documenti mensili quali FOGLI PAGA MENSILI – PROSPETTI CONTABILI – mod. F24. L’accesso avviene digitando il seguente indirizzo https://www.pagheonline.com ed inserendo le proprie credenziali d’accesso generali : user name (intgroup) e p.w. (22in88u) in uso esclusivo dell’amministrazione.
Successivamente verranno assegnate p.w. specifiche per l’accesso all’ulteriore area riservata del cliente.
Tali procedure sono state introdotte al fine di adeguare il sistema gestionale all’evoluzione della normativa Privacy ed allo scopo di proteggere le comunicazione cliente-studio nel rispetto assoluto della normativa medesima.
